A munkakörelemzés egy olyan folyamat, amelynek során azonosítják és leírják egy adott munkakör alapvető feladatait, készségeit, szükséges képesítéseit, felelősségét és munkakörnyezetét. A munkakörelemzés támogatja a vállalatot  a különböző humánerőforrás-gazdálkodási feladatokban, például a munkaerőfelvétel, a képzés, a teljesítményértékelés és a kompenzáció során.

Az alábbiakban ismertetjük a munkakör-elemzés elvégzésének lépéseit:

1. lépés: Gondos tervezés

Ez a lépés magában foglalja a munkakörelemzés hatókörének és célkitűzéseinek meghatározását, a megfelelő módszerek és eszközök kiválasztását, valamint a szükséges erőforrások és idő elkülönítését.

2. lépés: A munkakörrel kapcsolatos összes információ összegyűjtése

Ez a lépés magában foglalja a munkakör címére, leírására, kötelességeire, feladataira, felelősségi körére, eredményeire és teljesítménymutatóira vonatkozó információk összegyűjtését. Ehhez különböző adatforrásokat használhat, például munkaköri leírásokat, szervezeti ábrákat, irányelveket, eljárásrendeket és kézikönyveket. Használhat különböző adatgyűjtési módszereket is, például megfigyelést, interjút, kérdőívet, felmérést, fókuszcsoportot vagy naplót.

3. lépés: Interjú a munkakörök képviselőivel

Ez a lépés a munkát végző vagy azt ismerő alkalmazottak reprezentatív mintájának azonosítását és kiválasztását jelenti. A munkaköri képviselők kiválasztásához olyan kritériumokat használhat, mint a tapasztalat, a teljesítmény, a sokszínűség és a rendelkezésre állás. Más érdekelt feleket is bevonhat, például feletteseket, vezetőket, ügyfeleket vagy szállítókat, akik értékes betekintést nyújthatnak a munkakörbe.

4. lépés: Gyűjtse össze a jelenlegi munkakört betöltők demográfiai adatait

Ez a lépés magában foglalja a munkakört jelenleg betöltő alkalmazottakra jellemző információk összegyűjtését, mint például életkor, nem, oktatás, képzettség, szolgálati idő és fizetés. Ezek az információk segíthetnek megérteni a munkát betöltők profilját és sokszínűségét, valamint a munkaerőpiac lehetséges hiányosságait és kihívásait.

5. lépés: Gyűjtsön adatokat a munkakört betöltők feletteseitől

Ebben a lépésben információkat gyűjt azoktól a személyektől, akik felügyelik és értékelik a munkakört betöltők teljesítményét, például elvárásaikról, visszajelzéseikről, minősítéseikről és ajánlásaikról. Ezek az információk segíthetnek a munkakört betöltőktől és más forrásokból gyűjtött információk érvényesítésében és pontosításában.

6. lépés: Gyűjtsön információkat a felsővezetőktől

Ebben a lépésben információkat gyűjt azoktól az emberektől, akik a szervezet stratégiai irányvonaláért és céljainak megvalósításáért felelősek, például a jövőképükről, küldetésükről, értékeikről és prioritásaikról. Ezek az információk segíthetnek abban, hogy a munkakörelemzést összehangoljuk a szervezeti kultúrával és stratégiával.

7. lépés: Készítse el a követelmények és kompetenciák általános listáját

Ez a lépés magában foglalja az előző lépések során összegyűjtött összes információ elemzését és szintetizálását, valamint a munkakörhöz szükséges legfontosabb készségek és kompetenciák meghatározását. A készségek és kompetenciák rendszerezésére és kategorizálására különböző keretrendszereket és modelleket használhatunk, például a KSA (tudás, készségek és képességek) modellt, a STAR (helyzet, feladat, cselekvés és eredmény) modellt vagy a SMART (specifikus, mérhető, elérhető, releváns és időhöz kötött) modellt.

A munkakörelemzés eredményeit felhasználhatja munkaköri leírások, munkakörértékelések és munkaköri besorolások elkészítéséhez vagy frissítéséhez. Emellett hasznos lehet a munkaerővel kapcsolatos felvételi, képzési, fejlesztési, teljesítmény és javadalmazási döntések megalapozására is.

Jelentősen megkönnyíti és meggyorsítja a munkaköri leírások készítését, ha az általános feladatokat és elvárásokat tartalmazó minta munkaköri leírásokat használunk kiindulópontént.