A munkakör a szervezet legkisebb azonosítható egysége, amelynek célja, dinamikája és a munkakörbetöltő által felelőse van. A munkakör-elemzést egy olyan általános szisztematikus eljárásnak tekintjük, mely segítségével meghatározzuk a munkakör elvégzésével összefüggő:
A munkakör-elemzés hagyományos felfogása szorosan kapcsolódik a tudományos vezetés által kialakított tömegtermelés koncepciójához. (Lásd ezzel kapcsolatban a 1. fejezetben leírtakat.) A munkaköri feladatokat és felelősségeket pontosan meghatározva hozzárendelték egyidejűleg több munkakörbetöltőhöz. A dolgozói kezdeményezést helyettesítették az ún. legjobb módon kivitelezhető munkafeladat elvégzéssel, amit a munkaköri leírásban is rögzítettek. A menedzsment minden szempontból ellenőrizte a munkavégzést. Ez a felfogás vitte sikerre az amerikai gazdaságot a XX. század közepén és a második felében során. Napjainkra azonban sokhelyütt bebizonyosodott, hogy a tudományos vezetés előzőekben leírt felfogása nincs összhangban a gazdaság igényeivel. (Sanchez, 1994)
A kor igényének megfelelő munkakör-elemzésnek számos szerző ((Milkovich, – Newman, 1996; Hingyi et al., 1995 és Tóthné, 2000) szerint stratégiai szerepe van a vállalat emberi erőforrásainak menedzselésében. Úgy látjuk, hogy két, alapvetően fontos irányt célszerű megkülönböztetni:
A munkakör-elemzésre használt módszerek a szervezet nagyságától, céljaitól, az időtől és az erre a célra fordítható összeg nagyságától függően különböznek. Ennek ellenére a legtöbb szervezet egy általános séma alapján végzi a munkakör-elemzést, amelynek általában része:
A továbbiakban ismerkedjünk meg a munkakör-elemzés legfontosabb alapelveivel (Clifford, 1994):
Korábban már jeleztük, hogy számos alapvető, az emberi erőforrásokkal kapcsolatos tevékenység van, amely a munkakör-elemzés során kapott információktól függ. Rendkívül fontos tisztázni, hogy mi az információtartalma a munkakör-elemzés eredményének, hogyan juthatunk hozzá, és hogyan használjuk fel, mert mindezzel közvetlenül hathatunk az alkalmazottak munkakörülményeire. Természetesen egyúttal befolyásoljuk az alkalmazottak munkamorálját és teljesítményét is. A munkakör-elemzés csak ritkán végeredmény, ehelyett inkább olyan inputot biztosít, amivel a végeredmények szisztematikusan érhetők el. A fejezet címében említett munkakör-tervezés csak egy, a lehetséges végeredmények közül.
A munkakör-elemzés segítheti a vezetést pl. a méltányos fizetési rendszer kidolgozásában is. Szinte valamennyi sikeres vállalat alapbér rendszerét a vállalat számára végzett munka valós értékére szeretné alapozni. A nehéz munkák, azok, amelyek specifikus képességet igényelnek, vagy veszélyesebbek, több fizetést érdemelnek, mint a könnyebb munkák. A munkakör-elemzés alkalmazásával a vezetés képet kaphat arról, hogy az egyes munkakörökhöz milyen tevékenységek tartoznak, s összevetheti az egyes munkákat a vállalaton belüli hasonló munkaterületekkel.
A munkakör-elemzés folyamata és a használt módszerek a szervezet nagyságától, céljaitól, az időtől és az e célra fordítható összeg nagyságától függően különbözhetnek.
Ha különböző területekhez tartozó munkakörök az elemzés tárgyai, akkor a legmegfelelőbb egy olyan bizottság létrehozása, amelynek szakértői minden érintett területet képviselnek. A bizottság tagja egy munkakörelemző, aki elegendő tapasztalattal rendelkezik ahhoz, hogy vezesse a bizottságot, összegyűjtse és értékelje a munkakör-elemzési adatokat, és aki felkészült arra, hogy az elemzés során felmerülő szakmai kérdésekre választ adjon. A bizottság (és nem az elemző!) megvizsgálja a vizsgált munkaterülethez kapcsolódó információkat, majd döntéseket hozva, megállapítja a munkaköri faktorokat, mint pl. a felelősség, a munkakörülmények. A munkakör-elemzés minősége függ az elemző által összegyűjtött információk pontosságától, az értékelés objektivitásától és következetességétől, valamint attól, hogy a bizottság tagjai szükség esetén képesek-e kritikus döntések meghozatalára.
A munkakör-elemzés egynél több végeredményt is hozhat, számos területen felhasználhatók ezen munka outputjai. Ezért első lépésként el kell döntenie a munkakör-elemzéssel kapcsolatban azt, hogy mire akarják felhasználni az információkat:
A legtöbb munkakör-elemző az adatgyűjtést háttérvizsgálattal kezdi, a 5.1 pontban már leírt folyamatelemzés alapján történik. Célszerű vizsgálni, hogy a szervezeti stratégiából adodóan hogyan alakulnak a munkaköri
Az információszerzés másik módja a megfigyelés. A munkavégzés közben történő megfigyelés finom részleteket tár fel az elemző előtt a különböző feladatok időzítéséről, gyakoriságáról és összetettségéről. Továbbá információt nyújt a munka menetéről, hatékonyságáról, a munkafeltételekről, a használt anyagokról és berendezésekről, valamint lehetővé teszi a munkakör fizikai összetevőinek feltárását. Akár videofelvétel is készíthető, ami később újra megtekinthető. A legnagyobb gondot az okozza, hogy néhány alkalmazottat zavarja, ha figyelik, kényelmetlenül érezheti magát, és ekkor nem a szokásos teljesítményét nyújtja.
A megfigyelés egy más típusa az úgynevezett mintavételes munkanapfelvétel. A teljes munkanap vizsgálata helyett annak csak egy részét figyeljük meg. A mintavételes munkanapfelvétel különösen az ismétlődő feladatokkal járó munkakörök esetében előnyös, mint amilyenek, pl. az irodai, szolgáltató és ipari munkakörök. Ebben az esetben is törekedni kell arra, hogy a mintavétel valóban tükrözze a teljes munkakört, és ne izolált, vagy egyfajta munkavégzést mutasson be.
A megfigyelés helyett gyakran elbeszélgetnek a munkavállalókkal. Az elemző általában előre meghatározott kérdéseket tesz fel egy adott munkakörrel kapcsolatban, így egyfajta struktúrát biztosít a beszélgetésnek. Az elbeszélgetés történhet egyenként, vagy csoportosan. Ez a módszer általában akkor használatos, ha az eredményt teljesítményértékelési standardok kidolgozására, képzési igények meghatározására és a munkakör értékének megállapítására használják fel. Ha a munkakör különösen bonyolult, az interjú lehetővé teszi, hogy tisztázódjon az összetevők közötti esetleges zavar. Az interjú azonban rendkívül időigényes, és a standardizált, szabványos eredmények hiánya miatt nehezebb hasonlóságot találni az egymástól eltérő munkakörök között.
Talán a legelterjedtebb információgyűjtési módszer a kérdőív. Gyorsabb és könnyebb mint az interjú és szinte valamennyi esetben képes standardizált, specifikus információt szolgáltatni az adott munkakörről. Az alábbi táblázat egy munkakör-elemző kérdőív leegyszerűsített, mintapéldányát tartalmazza, melyet a szolgáltató és a termelő szervezetek is használnak.
| KÉRDŐÍV Utasítás: (Ez a munkaköri leírás elkészítésének kezdő lépése. Pontosan töltse ki a kérdőívet, majd adja át a közvetlen felettesének megtekintésre. Ő majd továbbítja az Ön területéért felelős elemzőnek.) Név: (Ide a saját nevét írja!) Dátum: (Kitöltés dátuma) A munkakör megnevezése: (A munkakör hivatalos megnevezése.) Adjon választ az alábbi kérdésekre! Hogyan jellemezné munkája elsődleges célját? Másképpen fogalmazva, miért létezik ez a munkakör? Mi a közvetlen felettesének pozíciója? Sorolja fel azokat a munkaköröket, amelyeket Ön felügyel vagy irányít. Röviden írja le a felügyeleti tevékenységét! Milyen felügyeletet vagy irányítást kap (ha kap egyáltalán)? Kinek kell beszámolnia? Kitől kap feladatot, stb.? Milyen ellenőrzés vonatkozik Önre? Milyen munkakörökkel vagy osztályokkal van szoros munkakapcsolata vagy gyakori kontaktusa? Milyenek ezek a kapcsolatok? Írja le a főbb tevékenységeit (beleértve a tervezést, időbeosztást, koordinálást, stb. )! Beosztásával kapcsolatban milyen képzésben vett rész, vagy milyen tapasztalatokra tett szert, s mennyi időt venne igénybe, hogy egy átlagember szigorú felügyelet nélkül megfelelően végezze el ezt a munkát? Munkaköri leírásában milyen különleges tényezőket kellene szerepeltetni munkájával vagy annak körülményeivel kapcsolatban (munkafeltételek, munkaidő, utazások, fizikai követelmények)? Sorolja fel azokat a feladatokat, amelyeket napi munkája során ellát, és becsülje meg, munkanapjának hány százalékát tölti ki az egyes feladatok elvégzése! |
A munkakör-elemző folyamat utolsó lépéseként azt kell meghatározni, hogy hogyan használjuk fel a végeredményeket, s milyen gyakran aktualizáljuk, frissítsük fel az előzőleg leírt módon beszerzett információkat. Minden információ elavul az idő elteltével, hiszen változásokat hozhat, ha a felettesek nagyobb felelősség vállalására késztetik az alkalmazottakat, ha újabb feladatok alakulnak ki, vagy ha a szervezeti változások végbemennek. A munkakör elemző program információinak időnkénti felfrissítése megőrzi a munkaköri leírások pontosságát és garantálja a jövőbeni használhatóságát is. ( Az ….mellékletben olvasható egy részletes munkakörelemző kérdőív.)
A hasonló tudást és tapasztalatot igénylő különböző szintű munkakörök tartoznak egy munkakörcsaládba, hasonló specifikációt igényelnek, hasonló feladatból állnak, és hasonló értéket jelentenek a szervezet számára. Hasonló, de különböző mélységű és szélességű tudást tételeznek fel és hasonló munkavégzési céllal hozták létre őket. Egy munkakörcsaládba tartoznak mindazok a munkakörök, amelyek hasonló jellegűek. A munkaköri családok többféle módon kialakíthatók:
Ha elkészült a munkakör-elemzés, sok egyedi munkaköri leírás és specifikáció a tipikus eredmény. Azonban, ha közelebbről szemügyre vesszük, ezek az egyedi munkakörök nem is annyira különböznek egymástól. Például azok az alkalmazottak, akik egy adott munkakört töltenek be, nagy valószínűséggel könnyen elláthatnak több másikat is. Ezek a munkakörök hasonló értéket jelentenek a szervezetnek, ezért is csoportosítják a munkaköröket családokba és osztályokba. A hasonló tudást és tapasztalatot igénylő különböző szintű munkakörök tartoznak egy munkakörcsaládba, hasonló specifikációt igényelnek, hasonló feladatból állnak, és hasonló értéket jelentenek a szervezet számára.
A szervezetekben a munkakörök elemzésén alapuló, egységes, tömör formátumú dokumentum, mely formai (munkakör neve, szervezeti helye, a szervezeti hierarchiában elfoglalt helye stb.) és tartalmi elemeket (a munkakör létezésének célja a szervezet szempontjából, fő felelősségek, teljesítménymutatók, követelmény profil stb.) tartalmaz az adott munkakörre vonatkozóan. A továbbiakban ismerkedjünk a munkaköri leírásnak két jellegzetes formájával.
Az egyes munkakörök célját, szervezeti hierarchiáját, fő felelősségeit, az azokhoz tartozó teljesítménymutatókat magas szinten megfogalmazva tartalmazó, a munkakörök elemzésén alapuló dokumentum. Az ilyen típusú leírások (angolul generic job description) nagyban megkönnyítik a munkakörök szintezését, a konkrét, egyedi munkaköri leírások elkészítését és összhangjuknak a megteremtését. A munkaköri profil, amely abban különbözik az egyedi munkaköri leírástól, hogy nem rögzíti a kifejezetten személyhez, és nem feltétlenül a munkakörhöz kapcsolódó elemeket, mint amilyen például az aláírási jog, helyettesítési rend stb.
A munkakör-elemzési folyamat során feltárt, az adott munkakörrel szemben felállított és a munkaköri leírásban dokumentált, a munkakör betöltéséhez elengedhetetlen feltételeknek (tudás, gyakorlat, képességek, készségek, kompetenciák) összessége. Nem tartalmazzák az ilyen leírások a foglalkoztatással, a köztisztviselői jogviszonnyal kapcsolatos munkaköri elemeket. Az ilyen leírásoknak többféle típusa ismert. Így előfordulnak általában csak a munkakörök leglényegesebb jellemzőit tartalmazó profil leírások. Számos szervezetben alkalmazzák az egyedi leírásokkal szinte teljesen hasonló struktúrájú profil leírásokat.
A munkakör-elemzéssel kapcsolatos nagyon időrabló elemző és adatgyűjtő tevékenység csökkentésére egyre többen az általános munkaköri leírásokat ajánlják. Az elemzés keretében más megközelítést alkalmazunk a vezetői és a beosztott munkakörök esetében.
Különböző profilú szervezetekben rendszerint fellelhetők azonos munkakörök, mint például a titkárnőé, az irodavezetőé, informatikusé, személyzeti vezetőé stb. Ezek az úgynevezett minta (benchmark) munkakörök, melyeknek olyan egységes jellemzőik vannak, amelyek alapján könnyen azonosíthatók és összehasonlíthatók más szervezetek hasonló munkaköreivel. Nincs semmi szükség „feltalálni a spanyolviaszt” minden egyes alkalommal, amikor a szervezet munkakör-elemzést végez, ezért az ilyen információk beszerzése, megosztása elterjedt gyakorlat az üzleti életben. Az egyik nemzetközileg legismertebb általános munkaköri leírási gyűjtemény az USA-ban 1948 óta folyamatosan kiadott Egyetemes Munkaköri Katalógus (The Dictionary of Occupational Titles). A magyar körülmények között az előbb említett gyűjteményhez hasonló kiadványok a Foglalkozások Egyetemes Osztályozási Rendszere (FEOR), és az Országos Képzési Jegyzék, valamint a különböző országos hatáskörű szervek, minisztériumok által a hivatalos közlönyeikben megjelentetett munkaköri leírások említhetők.
Az általános munkaköri leírások alkalmazásával nagyban lerövidül az elemzés és a munkaköri leírás készítésének folyamata. Természetesen speciális munkajogi kérdések, munkaügyi döntőbírósági perek esetében a minél konkrétabb munkaköri leírás sokban segíthet az érintett felek vitájának eldöntésében.
A következő . táblázatban láthatunk egy olyan profil leírást, amely már több, összesen 6 munkaköri elemet (munkakör megnevezése, célja, dimenziói, felelősségek, teljesítmény mutatók és követelmények) tartalmaznak.
A következő táblázatban láthatunk egy olyan profil leírást, amely már több, összesen 6 munkaköri elemet (munkakör megnevezése, célja, dimenziói, felelősségek, teljesítmény mutatók és követelmények) tartalmaznak.
A munkakör-elemzés leggyakoribb végeredménye az írott formában megjelenő munkaköri leírás, amelynek igen sok felhasználási módja létezik. A munkaköri leírások felhasználhatók álláshirdetések megírásakor, kiegészítő információkat biztosítva a meghirdetett állásról. Felhasználhatók arra is, hogy meghatározzák az összehasonlítandó tényezőket, hogy így megállapítható legyen a munkakör relatív értéke. A teljesítményértékelés is alapulhat a munkaköri leírásban foglalt kötelezettségeken, felelősségen és magatartáson. További felhasználási területek közé tartozhat az információnyújtás a jelentkezőkkel történő elbeszélgetéshez, új alkalmazottak orientációjához, valamint betanítási programok tervezéséhez. A munkaköri leírás információkat tartalmaz a közvetlen vezető és annak beosztottjai számára, épp ezért különleges figyelmet érdemel kettőjük viszonyában is.
A munkaköri leírás egy olyan dokumentum, amely az adott szervezet előírásainak megfelelő formában rögzíti a munkakör:
Habár a munkaköri leírásnak nincs általánosan elfogadott formája, a legtöbb mégis ugyanazokat az alapvető elemeket tartalmazza. Először is azt az információt, melynek segítségével azonosítható a munkakör, ide tartozhat: a munkakör elnevezése, helye, a közvetlen felettes, a munkaköri és fizetési státusz. Másodszor szükséges egy rövid összegzés a munkakörről, amely vagy a legáltalánosabb funkciót, az elsődleges eredményt, vagy a munkakör céljait tartalmazza. Harmadszor a kötelezettségek és felelősségek következnek, amely a munkaköri leírás legfontosabb része. A feladatok csoportosításának elsősorban az a célja, hogy teljes és átfogó képet nyújtson a munkakörről, és nem az, hogy betanítsa az újoncot a munka elvégzésére. Valamennyi feladat leírása után zárójelben szerepelhet az adott tevékenységterület elvégzéséhez szükséges idő becsült mennyisége, százalékban kifejezve.
Forrás: dr. Poór József – dr. Kolbe Tamás
© Larskol Kft. – Minden jog fenntartva!