Teljesítménymutatók a munkaköri leírásban A kulcsfontosságú teljesítménymutatók (KPI-k) olyan mérhető célok összessége, amelyek segítségével a munkavállaló teljesítményét meghatározott célkitűzésekhez képest értékelik. A KPI-k szerepeltetése a munkaköri leírásban azért fontos, mert segít a munkavállaló teljesítményével kapcsolatos egyértelmű elvárások meghatározásában, és alapot biztosít a teljesítmény méréséhez és jutalmazásához. A munkaköri leírásokban szereplő KPI-k elengedhetetlenek a teljesítménymenedzsmenthez. Segítenek összehangolni az alkalmazottak céljait a szervezeti célkitűzésekkel, tisztázzák az elvárásokat, megkönnyítik a teljesítményértékelést, ösztönzik a magas teljesítményt, és támogatják az alkalmazottak fejlődését és karrierépítését. Az olyan KPI-k, mint a hatékonyság, a minőség vagy az ügyfélszolgálati elégedettség segíthetnek azonosítani azokat az erősségeket és gyengeségeket, amelyeket a munkavállalóknak javítaniuk kell a teljesítményük növelése érdekében. A munkavállalók fejlődésének és karrierépítésének támogatása hozzájárulhat a nagyobb motivációhoz és a jobb teljesítményhez. Íme néhány ok, amiért érdemes a teljesítménymutatókat szerepeltetni a munkaköri leírásokban: A munkavállalói célok összehangolása a szervezeti célokkal A KPI-k beillesztése a munkaköri leírásba segít biztosítani, hogy a munkavállalói teljesítménycélok összhangban legyenek a szervezet általános célkitűzéseivel. Ez biztosítja, hogy az alkalmazottak ugyanazokért a célokért dolgoznak, mint a szervezet, és segít javítani az általános teljesítményt. Ha például egy szervezetnek az a célja, hogy 10%-kal növelje az eladásokat, akkor az értékesítési képviselő KPI-i közé tartozhat egy bizonyos számú értékesítés elérése havonta vagy egy bizonyos bevételi cél elérése. Tisztázza a teljesítményelvárásokat A KPI-k egyértelművé teszik azokat a konkrét feladatokat, célokat és célkitűzéseket, amelyeket az alkalmazottnak el kell érnie. Ez segít abban, hogy az alkalmazottak megértsék, mit várnak el tőlük, és erőfeszítéseiket a kívánt eredmények elérésére tudják összpontosítani. Ez az egyértelműség segíthet a teljesítményelvárásokkal kapcsolatos zavarok és félreértések csökkentésében is. Értékeli a teljesítményt A KPI-k alapot biztosítanak a munkavállaló teljesítményének értékeléséhez a konkrét célok és célkitűzések alapján. Ez segít azonosítani azokat a területeket, ahol a munkavállalónak további képzésre vagy támogatásra lehet szüksége teljesítménye javításához. Ha például egy ügyfélszolgálati munkatárs KPI-je az ügyfélelégedettség magas szinten tartása, a teljesítményét az ügyfelek visszajelzései és értékelései alapján lehet értékelni. Jutalmazza a kiváló teljesítményt A KPI-k alapot biztosítanak a magas teljesítmény jutalmazásához. Ha egy alkalmazott eléri a KPI-it, akkor elismerést és jutalmat kaphat a kemény munkájáért és a szervezethez való hozzájárulásáért. Ez az elismerés történhet bónuszok, előléptetések vagy egyéb ösztönzők formájában. A jutalmazás is segíthet motiválni a munkavállalókat a KPI-k elérésére és a teljesítményük javítására. Támogatja a munkavállalók fejlődését A KPI-k felhasználhatók a munkavállalók fejlődésének támogatására azáltal, hogy világos célokat és célkitűzéseket határoznak meg, amelyekért a munkavállalók dolgozhatnak. Ez segíthet a munkavállalóknak azonosítani azokat a területeket, ahol fejleszteniük kell készségeiket és tudásukat, és a szakmai fejlődésükre összpontosíthatnak. Ha például egy marketingszakember KPI-je az, hogy 20%-kal növelje a weboldal látogatottságát, akkor a cél eléréséhez fejlesztenie kell a keresőmotor-optimalizálás (SEO) vagy a közösségi média marketing területén szerzett készségeit. A munkaköri leírásokban szereplő KPI-k kulcsfontosságúak a teljesítménymenedzsment szempontjából, segítenek összehangolni az alkalmazottak céljait a szervezeti célkitűzésekkel, tisztázzák az elvárásokat, megkönnyítik a teljesítményértékelést, ösztönzik a magas teljesítményt, és támogatják az alkalmazottak fejlődését és karrierépítését. Fontos azonban megjegyezni, hogy a KPI-ket csak akkor lehet hatékonyan használni, ha céljaik és mérőszámaik jól meghatározottak és érthetőek mind a munkavállalók, mind a vezetés számára. Jelentősen megkönnyíti és meggyorsítja a munkaköri leírások készítését, ha az általános feladatokat és elvárásokat tartalmazó mintamunkaköri leírásokat használunk kiindulópontént.
Munkaköri leírás és teljesítménymenedzsment
Munkaköri leírás és teljesítménymenedzsment A munkaköri leírások a hatékony teljesítménymenedzsment kritikus eszközei. Világos és tömör összefoglalást adnak a munkakörhöz tartozó legfontosabb feladatokról és felelősségi körökről, valamint a munkakör sikeres ellátásához szükséges ismeretekről, készségekről és képességekről. Íme néhány ok, amiért a munkaköri leírások fontosak a teljesítménymenedzsment szempontjából: Teljesítménybeli elvárások meghatározása A jól megírt munkaköri leírás a vezetők számára világos képet nyújt a munkakörrel kapcsolatos legfontosabb feladatokról és felelősségi körökről, lehetővé téve számukra, hogy konkrét, mérhető, elérhető, releváns és időhöz kötött (SMART) teljesítményelvárásokat határozzanak meg. Ez segít biztosítani, hogy a munkavállalók tudják, mit várnak el tőlük, és erőfeszítéseiket a kívánt eredmények elérésére tudják összpontosítani. Az alkalmazottak teljesítményének értékelése A munkaköri leírások referenciapontként szolgálnak az alkalmazottak teljesítményének értékeléséhez. A munkatárs teljesítményének a munkaköri leírásban foglalt követelményekkel való összehasonlításával a vezetők megállapíthatják, hogy a munkatárs megfelel-e az elvárásoknak, vagy elmarad azoktól. Ez segít azonosítani azokat a területeket, ahol a munkavállalónak további képzésre vagy támogatásra lehet szüksége teljesítménye javításához. A képzési és fejlesztési igények azonosítása A munkaköri leírások világos áttekintést nyújtanak a munkakör hatékony ellátásához szükséges ismeretekről, készségekről és képességekről. Ez az információ felhasználható azon területek azonosítására, ahol a munkavállalóknak további képzésre vagy fejlesztésre lehet szükségük készségeik bővítése és a munkateljesítményük javítása érdekében. A karrierépítés támogatása A munkaköri leírások felhasználhatók a karrierépítés támogatására azáltal, hogy a munkavállalók számára világos képet nyújtanak a szervezeten belüli előrelépéshez szükséges készségekről és ismeretekről. Ez segítheti a munkavállalókat abban, hogy saját fejlődésükkel kapcsolatos célokat tűzzék ki, és azok eléréséért dolgozzanak. A méltányosság és az átláthatóság előmozdítása A munkaköri leírások elősegítik a méltányosságot és az átláthatóságot azáltal, hogy világos képet adnak a munkakör követelményeiről. Ez biztosítja, hogy a munkavállalókat objektív kritériumok alapján értékeljék, és hogy a teljesítményre vonatkozó elvárások a szervezeten belül egységesek legyenek. A fentiek alapján elmondható, hogy a munkaköri leírások a hatékony teljesítménymenedzsment kritikus eszközei. Világos és tömör összefoglalást adnak a munkakörhöz tartozó legfontosabb feladatokról és felelősségi körökről, valamint a munkakör sikeres ellátásához szükséges ismeretekről, készségekről és képességekről. A munkaköri leírások alkalmazásával a teljesítményelvárások meghatározására, az alkalmazottak teljesítményének értékelésére, a képzési és fejlesztési igények azonosítására, a karrierépítés támogatására, valamint a méltányosság és az átláthatóság előmozdítására a szervezetek létrehozhatják a kiváló teljesítmény kultúráját és előmozdíthatják az üzleti sikert. Jelentősen megkönnyíti és meggyorsítja a munkaköri leírások készítését, ha az általános feladatokat és elvárásokat tartalmazó mintamunkaköri leírásokat használunk kiindulópontént. Könnyen testre szabható, azonnal letölthető munkaköri vázlatok talál több száz munkakörre a munkakörileírás.hu honlapon.
Munkaköri leírások szerepe a toborzásban
Munkaköri leírások szerepe a toborzásban A munkaköri leírások a toborzási folyamat kritikus eszközei. Tájékoztatást nyújtanak a potenciális jelöltek számára az adott munkakörrel kapcsolatos feladatokról, felelősségekről és elvárásokról. Emellett a munkaköri leírások értékes eszközként szolgálnak a munkáltatók számára is, segítik a képzett jelöltek vonzását, és biztosítják, hogy a felvételi folyamat tisztességes és átlátható legyen. A munkaköri leírás általában tartalmazza a munkakör megnevezését, az osztályt vagy csapatot, amelyhez a munkakör tartozik, a munkakör összefoglalóját, a legfontosabb felelősségeket és feladatokat, a szükséges képesítéseket és tapasztalatot, valamint minden egyéb lényeges információt, például a fizetést, a juttatásokat és a munkarendet. Fontos, hogy a munkaköri leírás pontos, átfogó és naprakész legyen, mivel ez biztosítja, hogy a potenciális jelöltek tisztában legyenek azzal, hogy mivel jár a munkakör, és mire számíthatnak a javadalmazás és a juttatások tekintetében. Amellett, hogy a potenciális jelöltek megismerhetik a munkakört, a munkaköri leírások a munkáltatók számára eszközként is szolgálnak a jelöltek értékeléséhez az interjúk során. A munkaköri leírást viszonyítási alapként használva a munkáltatók konkrét kérdéseket tehetnek fel a jelölteknek a munkaköri követelményekkel kapcsolatban, és értékelhetik a jelöltek alkalmasságát a pozícióra. A munkáltatók a munkaköri leírásokat a teljesítményértékelés és a célmeghatározás eszközeként is használják. Az adott munkakörhöz kapcsolódó felelősségek és feladatok felvázolásával a munkáltatók egyértelmű elvárásokat és célokat határozhatnak meg a munkavállalók számára. Ez pedig segíthet a munkavállalóknak abban, hogy megértsék, mit várnak el tőlük, hogy a munkaköri feladataikra összpontosítsanak, és hogy a teljesítménycéljaik elérésén dolgozzanak. Összefoglalva, a munkaköri leírás a toborzási és felvételi folyamat meghatározó része. A potenciális jelöltek számára a munkakör megértését biztosítja, segíti a munkáltatókat a jelöltek értékelésében, és a teljesítményértékelés és a célok kitűzésének eszközeként is szolgál. A munkáltatóknak biztosítaniuk kell, hogy munkaköri leírásaik pontosak, átfogóak és naprakészek legyenek, hogy vonzzák a képzett jelölteket, és biztosítsák a tisztességes és átlátható felvételi folyamatot. Jelentősen megkönnyíti és meggyorsítja a munkaköri leírások készítését, ha az általános feladatokat és elvárásokat tartalmazó minta munkaköri leírásokat használunk kiindulópontként. Könnyen testre szabható, azonnal letölthető munkaköri vázlatokat talál több száz munkakörre a munkakörileírás.hu honlapon.
A munkakörelemzés 7 lépése
A munkakörelemzés 7 lépése A munkakörelemzés egy olyan folyamat, amelynek során azonosítják és leírják egy adott munkakör alapvető feladatait, készségeit, szükséges képesítéseit, felelősségét és munkakörnyezetét. A munkakörelemzés támogatja a vállalatot a különböző humánerőforrás-gazdálkodási feladatokban, például a munkaerőfelvétel, a képzés, a teljesítményértékelés és a kompenzáció során. Az alábbiakban ismertetjük a munkakör-elemzés elvégzésének lépéseit: 1. lépés: Gondos tervezés Ez a lépés magában foglalja a munkakörelemzés hatókörének és célkitűzéseinek meghatározását, a megfelelő módszerek és eszközök kiválasztását, valamint a szükséges erőforrások és idő elkülönítését. 2. lépés: A munkakörrel kapcsolatos összes információ összegyűjtése Ez a lépés magában foglalja a munkakör címére, leírására, kötelességeire, feladataira, felelősségi körére, eredményeire és teljesítménymutatóira vonatkozó információk összegyűjtését. Ehhez különböző adatforrásokat használhat, például munkaköri leírásokat, szervezeti ábrákat, irányelveket, eljárásrendeket és kézikönyveket. Használhat különböző adatgyűjtési módszereket is, például megfigyelést, interjút, kérdőívet, felmérést, fókuszcsoportot vagy naplót. 3. lépés: Interjú a munkakörök képviselőivel Ez a lépés a munkát végző vagy azt ismerő alkalmazottak reprezentatív mintájának azonosítását és kiválasztását jelenti. A munkaköri képviselők kiválasztásához olyan kritériumokat használhat, mint a tapasztalat, a teljesítmény, a sokszínűség és a rendelkezésre állás. Más érdekelt feleket is bevonhat, például feletteseket, vezetőket, ügyfeleket vagy szállítókat, akik értékes betekintést nyújthatnak a munkakörbe. 4. lépés: Gyűjtse össze a jelenlegi munkakört betöltők demográfiai adatait Ez a lépés magában foglalja a munkakört jelenleg betöltő alkalmazottakra jellemző információk összegyűjtését, mint például életkor, nem, oktatás, képzettség, szolgálati idő és fizetés. Ezek az információk segíthetnek megérteni a munkát betöltők profilját és sokszínűségét, valamint a munkaerőpiac lehetséges hiányosságait és kihívásait. 5. lépés: Gyűjtsön adatokat a munkakört betöltők feletteseitől Ebben a lépésben információkat gyűjt azoktól a személyektől, akik felügyelik és értékelik a munkakört betöltők teljesítményét, például elvárásaikról, visszajelzéseikről, minősítéseikről és ajánlásaikról. Ezek az információk segíthetnek a munkakört betöltőktől és más forrásokból gyűjtött információk érvényesítésében és pontosításában. 6. lépés: Gyűjtsön információkat a felsővezetőktől Ebben a lépésben információkat gyűjt azoktól az emberektől, akik a szervezet stratégiai irányvonaláért és céljainak megvalósításáért felelősek, például a jövőképükről, küldetésükről, értékeikről és prioritásaikról. Ezek az információk segíthetnek abban, hogy a munkakörelemzést összehangoljuk a szervezeti kultúrával és stratégiával. 7. lépés: Készítse el a követelmények és kompetenciák általános listáját Ez a lépés magában foglalja az előző lépések során összegyűjtött összes információ elemzését és szintetizálását, valamint a munkakörhöz szükséges legfontosabb készségek és kompetenciák meghatározását. A készségek és kompetenciák rendszerezésére és kategorizálására különböző keretrendszereket és modelleket használhatunk, például a KSA (tudás, készségek és képességek) modellt, a STAR (helyzet, feladat, cselekvés és eredmény) modellt vagy a SMART (specifikus, mérhető, elérhető, releváns és időhöz kötött) modellt. A munkakörelemzés eredményeit felhasználhatja munkaköri leírások, munkakörértékelések és munkaköri besorolások elkészítéséhez vagy frissítéséhez. Emellett hasznos lehet a munkaerővel kapcsolatos felvételi, képzési, fejlesztési, teljesítmény és javadalmazási döntések megalapozására is. Jelentősen megkönnyíti és meggyorsítja a munkaköri leírások készítését, ha az általános feladatokat és elvárásokat tartalmazó minta munkaköri leírásokat használunk kiindulópontént.
Mi a munkaköri leírás?
Mi a munkaköri leírás? Mire használható a munkaköri leírás? A munkaköri leírások egy adott feladat elvégzéséhez szükséges feladatok, ismeretek, készségek és kompetenciák elfogadott meghatározása és viszonyítási alapjai. A munkaköri leírás célja, hogy azonosítsa a munkát viselők számára a szervezet által megkövetelt hozzájárulást. Ez egy alapvető eszköz a vezető számára, aki fel tudja használni annak biztosítására, hogy beosztottjai megértsék, mit kell elérniük, és milyen kritériumok alapján értékelik teljesítményüket. A munkaköri leírások képezik az alapját a humánerőforrás-gazdálkodás számos fontos területének, többek között: A munkaköri leírás főbb részei Általános információk Ezek a rövid munkaköri részletek, amelyek a munkaköri leírás elején találhatók, és általában a következőket tartalmazzák: Egyes szervezetek a munkakör betöltő nevét és más vállalati adatokat is megjelentetnek ebben a szakaszban. Munkakör célja Rövid, világos megfogalmazása annak, hogy miért létezik a munkakör és milyen hozzájárulást várnak el tőle. Ez összegzi a munkakör szerepét a szervezet egészének szempontjából. Használjunk egyszerű mondatokat. A cél meghatározásának terjedelme ne haladja meg a 3-4 sort. Fő felelősségek Ezek azok a fő feladatok vagy fő szolgálati területek, amelyeket a munkakör betöltőjének teljesítenie kell. A munkakörök valamilyen eredmény elérését szolgálják; a felelősségek ezeket a folyamatos elvárásokat fogalmazzák meg. Az elvárt teljesítményt, eredményt azonosítják és nem azt, hogy hogyan végzik azt el. A felelősségi területek részben a munkakörtől elvárt hozzájárulásokat fogalmazzuk meg. Minden egyes felelősségi terület jelentős szerepet játszik a munkaköri cél elérésének teljesítésében. A felelősségi területekkel kapcsolatos elvárások: Teljesítménymutatók Az egyes feladatok elszámoltathatóságra vonatkozó minőségi teljesítménykritériumok, mint az elvégzendő feladatok mérőszámai. A teljesítménytervezés és a teljesítménymenedzsment rendszeren belüli megállapodás alapja. Követelmények A munkakörre vonatkozó követelmények meghatározása: Ebben a szakaszban fel kell tüntetni a munka alapvető és nem alapvető funkcióinak hatékony és biztonságos ellátásához szükséges készségek, ismeretek és képességek szintjét. A követelményeknél a munkakör megfelelő szintű ellátásához a munkakör betöltőjétől elvárt szakismereteket és képességeket kell meghatároznunk. Itt se felejtsük el, hogy a munkakör által elvárt követelményeket írjuk le és ne a munkakör jelenlegi betöltőjének képzettségét és képesítését. A kompetenciák azok a tudás, készségek, attitűdök, magatartások és indítékok, amelyek a kiváló, átlag feletti teljesítményhez vezetnek.
Munkaköri leírások készítése
Munkaköri leírások készítése A munkakör-elemzés A munkakör a szervezet legkisebb azonosítható egysége, amelynek célja, dinamikája és a munkakörbetöltő által felelőse van. A munkakör-elemzést egy olyan általános szisztematikus eljárásnak tekintjük, mely segítségével meghatározzuk a munkakör elvégzésével összefüggő: szervezeti viszonyokat (pl. felettes, közvetlen beosztottak) feladatokat és felelősségeket, kapcsolatokat, lehetőségeket és határokat, munkaköri követelményeket (tudás, tapasztalat és képességek). A munkakör-elemzés hagyományos felfogása szorosan kapcsolódik a tudományos vezetés által kialakított tömegtermelés koncepciójához. (Lásd ezzel kapcsolatban a 1. fejezetben leírtakat.) A munkaköri feladatokat és felelősségeket pontosan meghatározva hozzárendelték egyidejűleg több munkakörbetöltőhöz. A dolgozói kezdeményezést helyettesítették az ún. legjobb módon kivitelezhető munkafeladat elvégzéssel, amit a munkaköri leírásban is rögzítettek. A menedzsment minden szempontból ellenőrizte a munkavégzést. Ez a felfogás vitte sikerre az amerikai gazdaságot a XX. század közepén és a második felében során. Napjainkra azonban sokhelyütt bebizonyosodott, hogy a tudományos vezetés előzőekben leírt felfogása nincs összhangban a gazdaság igényeivel. (Sanchez, 1994) A kor igényének megfelelő munkakör-elemzésnek számos szerző ((Milkovich, – Newman, 1996; Hingyi et al., 1995 és Tóthné, 2000) szerint stratégiai szerepe van a vállalat emberi erőforrásainak menedzselésében. Úgy látjuk, hogy két, alapvetően fontos irányt célszerű megkülönböztetni: a munkakör-elemzést és a kompetencia elemzést. A munkakör-elemzésre használt módszerek a szervezet nagyságától, céljaitól, az időtől és az erre a célra fordítható összeg nagyságától függően különböznek. Ennek ellenére a legtöbb szervezet egy általános séma alapján végzi a munkakör-elemzést, amelynek általában része: elemzési módszer kiválasztása, az információgyűjtés, a munkafolyamat megfigyelése és elemzése, az adatok rendszerezése, az úgynevezett bizottsági áttekintés, majd a munkaköri információ időnkénti felfrissítése. A továbbiakban ismerkedjünk meg a munkakör-elemzés legfontosabb alapelveivel (Clifford, 1994): Minden munkakör elemezhető. A munkakör-elemzés eredménye javíthatja a kommunikációt a menedzsment és a dolgozók, valamint a dolgozói érdekképviseletek között. A folyamat elősegítheti a tervezett változások megvalósítását. A munkakör-elemzés kiindulási alapként szolgálhat bármilyen EEM döntés megalapozásához. A munkaköri követelmények (KAS, a Tudás-Képesség-Tapasztalat fogalmak angol rövidítése) megfelelő módon megjeleníthetők (operacionalizálhatók). A munkakör-elemzés a megfigyelhető munkaköri magatartáson és folyamatokon alapulva hozzájárul a hatékony EEM megvalósításához. Bármi, ami a munkakörre vonatkozóan írásba foglalandó azt a munkakör-elemzés során megtehető. Bármilyen hatékony módon is végezzük a munkakör-elemzést és az arra épülő munkakör-tervezést, termelni csak az ember, a munkakörbetöltő fog. Korábban már jeleztük, hogy számos alapvető, az emberi erőforrásokkal kapcsolatos tevékenység van, amely a munkakör-elemzés során kapott információktól függ. Rendkívül fontos tisztázni, hogy mi az információtartalma a munkakör-elemzés eredményének, hogyan juthatunk hozzá, és hogyan használjuk fel, mert mindezzel közvetlenül hathatunk az alkalmazottak munkakörülményeire. Természetesen egyúttal befolyásoljuk az alkalmazottak munkamorálját és teljesítményét is. A munkakör-elemzés csak ritkán végeredmény, ehelyett inkább olyan inputot biztosít, amivel a végeredmények szisztematikusan érhetők el. A fejezet címében említett munkakör-tervezés csak egy, a lehetséges végeredmények közül. A munkakör-elemzés segítheti a vezetést pl. a méltányos fizetési rendszer kidolgozásában is. Szinte valamennyi sikeres vállalat alapbér rendszerét a vállalat számára végzett munka valós értékére szeretné alapozni. A nehéz munkák, azok, amelyek specifikus képességet igényelnek, vagy veszélyesebbek, több fizetést érdemelnek, mint a könnyebb munkák. A munkakör-elemzés alkalmazásával a vezetés képet kaphat arról, hogy az egyes munkakörökhöz milyen tevékenységek tartoznak, s összevetheti az egyes munkákat a vállalaton belüli hasonló munkaterületekkel. A munkakör-elemzés folyamata A munkakör-elemzés folyamata és a használt módszerek a szervezet nagyságától, céljaitól, az időtől és az e célra fordítható összeg nagyságától függően különbözhetnek. Ha különböző területekhez tartozó munkakörök az elemzés tárgyai, akkor a legmegfelelőbb egy olyan bizottság létrehozása, amelynek szakértői minden érintett területet képviselnek. A bizottság tagja egy munkakörelemző, aki elegendő tapasztalattal rendelkezik ahhoz, hogy vezesse a bizottságot, összegyűjtse és értékelje a munkakör-elemzési adatokat, és aki felkészült arra, hogy az elemzés során felmerülő szakmai kérdésekre választ adjon. A bizottság (és nem az elemző!) megvizsgálja a vizsgált munkaterülethez kapcsolódó információkat, majd döntéseket hozva, megállapítja a munkaköri faktorokat, mint pl. a felelősség, a munkakörülmények. A munkakör-elemzés minősége függ az elemző által összegyűjtött információk pontosságától, az értékelés objektivitásától és következetességétől, valamint attól, hogy a bizottság tagjai szükség esetén képesek-e kritikus döntések meghozatalára. A munkakör-elemzés egynél több végeredményt is hozhat, számos területen felhasználhatók ezen munka outputjai. Ezért első lépésként el kell döntenie a munkakör-elemzéssel kapcsolatban azt, hogy mire akarják felhasználni az információkat: teljesítménykövetelmények megállapítására, képzési program céljainak meghatározására, munkakör-értékelésre, toborzási és kiválasztási információk szerzésére, stb. A legtöbb munkakör-elemző az adatgyűjtést háttérvizsgálattal kezdi, a 5.1 pontban már leírt folyamatelemzés alapján történik. Célszerű vizsgálni, hogy a szervezeti stratégiából adodóan hogyan alakulnak a munkaköri célok, elvárások fő feladatok, hatáskörök és a munkakör betöltéséhez szükséges követelmények Az információszerzés másik módja a megfigyelés. A munkavégzés közben történő megfigyelés finom részleteket tár fel az elemző előtt a különböző feladatok időzítéséről, gyakoriságáról és összetettségéről. Továbbá információt nyújt a munka menetéről, hatékonyságáról, a munkafeltételekről, a használt anyagokról és berendezésekről, valamint lehetővé teszi a munkakör fizikai összetevőinek feltárását. Akár videofelvétel is készíthető, ami később újra megtekinthető. A legnagyobb gondot az okozza, hogy néhány alkalmazottat zavarja, ha figyelik, kényelmetlenül érezheti magát, és ekkor nem a szokásos teljesítményét nyújtja. A megfigyelés egy más típusa az úgynevezett mintavételes munkanapfelvétel. A teljes munkanap vizsgálata helyett annak csak egy részét figyeljük meg. A mintavételes munkanapfelvétel különösen az ismétlődő feladatokkal járó munkakörök esetében előnyös, mint amilyenek, pl. az irodai, szolgáltató és ipari munkakörök. Ebben az esetben is törekedni kell arra, hogy a mintavétel valóban tükrözze a teljes munkakört, és ne izolált, vagy egyfajta munkavégzést mutasson be. A megfigyelés helyett gyakran elbeszélgetnek a munkavállalókkal. Az elemző általában előre meghatározott kérdéseket tesz fel egy adott munkakörrel kapcsolatban, így egyfajta struktúrát biztosít a beszélgetésnek. Az elbeszélgetés történhet egyenként, vagy csoportosan. Ez a módszer általában akkor használatos, ha az eredményt teljesítményértékelési standardok kidolgozására, képzési igények meghatározására és a munkakör értékének megállapítására használják fel. Ha a munkakör különösen bonyolult, az interjú lehetővé teszi, hogy tisztázódjon az összetevők közötti esetleges zavar. Az interjú azonban rendkívül időigényes, és a standardizált, szabványos eredmények hiánya miatt nehezebb hasonlóságot találni az egymástól eltérő munkakörök között. Talán a legelterjedtebb információgyűjtési módszer a kérdőív. Gyorsabb és könnyebb mint az interjú és szinte valamennyi esetben képes standardizált, specifikus információt szolgáltatni az adott munkakörről. Az alábbi táblázat egy munkakör-elemző kérdőív leegyszerűsített, mintapéldányát tartalmazza, melyet a szolgáltató és a termelő szervezetek is használnak. Munkakör-elemző kérdőív KÉRDŐÍV Utasítás: (Ez a munkaköri leírás elkészítésének kezdő lépése. Pontosan töltse ki a kérdőívet, majd adja át a közvetlen